時間の使い方を上手にする方法
忙しい時に「時間が足りない」とか「もっと時間が欲しい」と思ったことがある人は多いのではないでしょうか？
しかし、１日が２４時間というのは変えることができません。時間は誰に対しても平等ですが、やり方や考え方を変えることで効率よく時間を使うことができるようになるかもしれません。
「時間を上手に使う」というのは感覚的なものなので、「上手に使う」ということを定義するのは難しいですが、成果と満足度に影響を与えると言えると思います。
そこで、今回は「時間の使い方が上手になるための方法」を紹介します。
目次
１．決断力を上げる
時間を有効に使うためには決断力も大切になります。
優柔不断な人の場合、「どうしよう？」と迷ってしまうことが多く、決断までに時間がかかってしまいます。
その結果、他のことまで先延ばしになってしまうこともあります。
「YES、NO」、「出来る、出来ない」などの判断を早くすることで、今よりも物事をスムーズに進めることができるようになるかもしれません。決断までに時間がかかっている人でも、日頃から意識して素早く判断する練習をすることで少しずつ改善していくこともできます。また、自分のレスポンスを早くすることで、関係している他の人の作業効率も上がることがあるので、決断力を上げることは自分以外にも良い影響を与えることができるようになります。
２．整理整頓ができる
整理整頓ができていると時間の短縮に繋がります。職場のデスク周りを常に整理整頓しておくことで、必要の資料を探す時間や書類の紛失などがなくなります。最近ではパソコンでのデータ管理をしていることも多いと思います。
データの整理整頓もデスク周りと同様にフォルダ分けをしたり、名前をきちんとつけるなど、すぐに探せる状態にしておきましょう。
整理整頓をすることで１回の短縮できる時間は短いかもしれませんが、作業効率の向上にもなり、手間がなくなることでストレスの低減にもなると思います。
他の人と共用で使用するものは「決められた場所に正しく戻す」「不要なものがない」という状況を作ることができれば、
他の人のストレスも低減でき、チームワークの醸成にも繋がるかもしれません。
３．スキマ時間を有効活用できる
スキマ時間とはやる事が決まっていることの間にできる予定のない時間のことです。
例えば、１３時から１時間の会議があるとして、会議が４５分で終わった場合にできる１５分のことです。このような空いた時間を有効に活用することができれば仕事の効率を上げることができるようになるかもしれません。
時間が空いたからといって何もしないのではなく、何ができるかを考えましょう。
「メールを確認する」「スケジュールを見直す」など些細なことかもしれませんが、効率アップには有効といえるでしょう。
日頃から「スキマ時間」に対して意識しておき、スキマ時間ができたら「何をするか」をあらかじめ考えておきましょう。
電車やバスなどの通勤、通学時間を使うこともスキマ時間の活用といえます。電車やバスの中は「寝る時間」という人も多いかもしれません。眠りたい気持ちもわかりますが、その時間を勉強や自己啓発の時間に当ててみてください。１回の時間は短いかもしれませんが、毎日の積み重ねが１カ月、半年、１年と継続することができれば成果に繋がるかもしれません。
「ちりも積もれば山となる」ということです。
４．他人を頼ることができる
すべてのことを自分でやろうと考えてしまい、「忙しい」「時間がない」という状況を自分で作り出している人もいるのではないでしょうか。
何でも自分でやってしまう人は「本当に自分がしないといけないことなのか？」ということ一度、考えてみてください。
自分にしか出来ないこともあるとは思いますが、仕事においては他の人と協力することが多いと思います。他の人に「頼る」「任せる」ことができるようになれば自分の時間も確保しやすくなります。また、他の人を頼ることが出来ない場合、一人で仕事をすることで業務の遅延が発生し、他の人にも迷惑がかかるかもしれません。
時にはチームで仕事に取り組むことも必要です。
時間の使い方が上手な人は、相手と自分の仕事の負荷を考えながら上手に仕事を割り振ることができることが多いです。部下や後輩がいる人は、成長させることも大切なので相手ができる簡単なことから任せることから始めてみましょう。
自分より目上の人が多い場合は気軽に相談することから始めてみてはいかがでしょうか？
５．道具を上手に活用する
最近では多く人がスマートフォンやタブレット端末を持っていると思います。端末の種類によって異なりますが、便利なアプリがたくさんあります。家電などでもスマートフォンやタブレット端末と連動できるものが増えてきており、離れた場所からでも操作できるようになっています。
それらの便利な道具を上手に活用することで、時間短縮ができたり、作業自体をなくすことが出来るので時間を有効に使うことができるようになります。
アプリの種類や機能も日々、進化していますので、こまめにチェックしてみてください。
最新の道具を活用するには情報を収集することも大切です。
６．時間を逆算できる
時間を上手に使うためには時間を逆算できるようになりましょう。
たとえば、A、B、C、D、Eの５つの作業を５時間でするとします。
時間が足りなくなる人は、Aが終わればB、Bが終わればC、Cが終わればDというのように作業をこなしていきます。
この場合、各作業をどの程度の時間で終わらせる必要があるかを考えておらず、計画的に作業が出来ていません。
時間を逆算するというのは、各作業の内容を把握し、どの程度の時間が必要かを考えます。
Ａを３０分、Ｂを３０分、Ｃを６０分、Ｄを９０分、Ｅを９０分というように、先にスケジュールを決めてから作業することで計画的に作業を進めることができるようになります。
内容によっては作業する順番を変えるなど工夫することで効率を上げることもできるでしょう。
最初のうちはイメージ通りのタイムスケジュールで進めることが難しいかもしれませんが、日々、試行錯誤しながら時間を逆算することに慣れていきましょう。
７．メリハリをつける
時間を上手に使うことができる人はメリハリのある行動ができる人が多いです。簡単に言えば、仕事のＯＮ、ＯＦＦがしっかりとできる人です。仕事中はしっかりと業務に集中し、仕事が終わればプライベートの時間をしっかりと満喫しましょう。作業を効率よく進めるには「集中力」を保つことも大切です。集中できない時や疲れを感じたときは一度、休憩するなどして気分を変えてみましょう
仕事のＯＮ、ＯＦＦをはっきりとすることで、ストレスの発散などもでき、仕事のモチベーションを保つこともできます。
まとめ
以上、「時間の使い方を上手にする方法」を紹介しました。
時間を上手に使うことができるようになれば、仕事だけでなく、プライベートも充実させることができるように
なるかもしれません。これまでの方法を見直したり、考え方を少し変えるだけでも時間を上手に使うことができるように
なるかもしれませんので、参考にしてみてください。
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